Assistant(e) exécutif(ve) - IA/technologie/Canva

BCA Research est le leader mondial en recherches financières macro-économiques. Depuis 1949, BCA Research a pour mission de façonner la conviction avec laquelle nos clients prennent leurs décisions d’investissement, en fournissant des analyses et des prévisions de pointe sur toutes les principales classes d’actifs et économies.

Assistant(e) exécutif(ve) - IA/technologie/Canva

Nous recherchons un(e) Assistant(e) exécutif(ve) compétent (e), organisé(e), indépendant(e) et soucieux(se) du détail. Vous serez responsable de la coordination et de la planification de tous les aspects liés à l'activité d'un membre de l'équipe dirigeante de BCA.

Les responsabilités du poste :

• Gestion du calendrier : vous classerez par ordre de priorité les demandes de réunions, de conférences téléphoniques, de dîners et d'autres engagements, tout en résolvant les conflits et en formulant des recommandations pour assurer le bon déroulement des engagements quotidiens. Vous fournirez des mises à jour quotidiennes du calendrier, des résumés des activités à venir et une préparation détaillée des réunions avant les webinaires, les réunions individuelles et autres.
• Services à la clientèle : vous agirez en tant que point de contact pour certains de nos clients de premier plan en organisant des réunions et en répondant aux demandes des clients dans les délais requis.
• Projets spéciaux : vous analyserez les flux de travail actuels et identifier les domaines susceptibles d'être améliorés, en utilisant des outils et des technologies d'intelligence artificielle si nécessaire. Vous contribuerez à la conception et à la production de documents, de rapports et de présentations complexes ; à la collecte et à la préparation d'informations pour les réunions avec le personnel et les parties extérieures ; à la rédaction et à la préparation de la correspondance et à la mise à jour des listes de contacts.
• Gestion de l'information : vous maintiendrez une communication constante et assurerez une collaboration transversale au sein des différentes équipes. Pour ce faire, vous prendrez des notes, établirez des rapports mensuels, organiserez des réunions quotidiennes et saisirez des données dans notre système de gestion de la relation client.
• Organisation des déplacements : vous effectuerez les recherches, les réservations et la coordination des voyages, en veillant à ce que les documents de voyage requis (tels que les VISA) soient en place, en établissant des itinéraires, en maintenant et en mettant à jour tous les calendriers, et en assurant la liaison avec les parties concernées sur le lieu de destination du voyage. Cela vaut pour les déplacement nationaux et internationaux.
• Dépenses : vous classerez les reçus et remplirez les notes de frais.
• Planification d'événements: vous participerez à la planification et à l'exécution des déjeuners/dîners et des conférences.

Habiletés comportementales

• Esprit d'entrepreneurial, proactif et orienté vers les solutions. Ce rôle nécessitera de sortir des sentiers battus pour concevoir, mettre en œuvre et optimiser le nouveau flux de travail. Vous êtes un candidat autonome, capable de résoudre les problèmes de manière critique et de changer de priorité à tout moment, avec un minimum d'instructions, voire aucune.
• QE élevé. Vous serez en charge des interactions avec les clients, en partenariat avec les responsables des services commerciaux et de la recherche. Vous devez être adaptable et ouvert au changement dans un environnement de travail dynamique. Vous avez la capacité de démontrer une image positive et respectueuse dans toutes les situations.
• Souci du détail. Vous surveillez votre travail et vos projets en les contrôlant par rapport aux étapes ou à des échéances, en découvrant les faiblesses ou les données manquantes. Vous êtes très attentif aux détails et travaillez bien sous pression.
• Travail d'équipe. Vous appréciez sincèrement la contribution et l'expertise des autres et vous êtes prêt à apprendre des autres. Vous sollicitez des idées et des opinions pour vous aider à prendre des décisions ou à élaborer des plans spécifiques.
• Recherche d'informations. Vous posez une série de questions pertinentes pour aller à la racine d'une situation ou d'un problème, vous allez au-delà de la surface de la situation.
• Aucune tâche n'est trop petite. Humilité et forte éthique de travail pour faire tout ce qui est nécessaire pour donner la priorité à l'expérience du client.

Compétences clés, qualifications et expérience :

• 1-3+ années d'expérience post-baccalauréat en tant qu'assistant de direction, de préférence dans le secteur de la finance.
• Passionné par l'IA et les autres programmes d'efficacité des flux de travail.
• Maîtrise de Microsoft Office (PowerPoint, Word, Excel) et aisance avec les ordinateurs en général.
• Expérience avec des programmes créatifs tels que Canva et Photoshop.
• Maîtrise avancée de Salesforce et de la gestion des systèmes de gestion de la relation client (CRM).
• En raison des déplacements fréquents du cadre, vous êtes prêt à travailler à des heures irrégulières.
• Vous aimez prendre des initiatives, travailler en collaboration et gérer plusieurs projets simultanément, tout en respectant des délais serrés.
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion de projets.
• Vous avez d'excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles.
• Le respect de la confidentialité et un haut niveau de discrétion sont essentiels.

Pourquoi nous?

Nous offrons un régime de rémunération concurrentiel qui permet à nos employés de s’épanouir tant sur le plan professionnel que personnel. Notre régime d’avantages sociaux comprend une assurance pour les soins médicaux, dentaires et de la vue, un régime de retraite à cotisations égales, des modalités de travail flexibles, des vacances et des congés payés, le remboursement des frais de scolarité et des ressources d’apprentissage.