Chef des services administratifs

BCA Research est le leader mondial en recherches financières macro-économiques. Depuis 1949, BCA Research a pour mission de façonner la conviction avec laquelle nos clients prennent leurs décisions d’investissement, en fournissant des analyses et des prévisions de pointe sur toutes les principales classes d’actifs et économies.

Chef des services administratifs
Montréal, Canada

Le poste requiert d'excellentes compétences de communication en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

Le rôle

Dans ce rôle, vous superviserez la totalité des opérations et des interactions clients avec les stratèges les plus convoités de BCA. Vous allez reporter au directeur des opérations et travaillerez en étroite collaboration avec les équipes de recherche et de vente pour faciliter les activités des stratèges.

Vos principales responsabilités seront les suivantes :

Superviser l'équipe administrative en tant que coach pour :

• Coordonner les calendriers des stratèges, veiller à ce que toutes les réunions (virtuelles ou en personne) soient parfaitement planifiées et exécutées, et ne manquer aucun détail pour offrir le meilleur service à nos clients... à chaque fois.
• Gérer les calendriers des stratèges et maximiser l'impact de leurs activités sur les clients, en veillant à la programmation optimale des réunions, des conférences téléphoniques, des webcasts et des déplacements.
• Coordonner avec l'équipe de vente la gestion des calendriers de voyage et la réservation des voyages.
• Rassembler les reçus et remplir les notes de frais.
• Évaluer les flux de travail actuels et identifier les aspects à améliorer.
• Participer en tant que partenaire clé aux initiatives visant à optimiser les opérations administratives et à accroître l'efficacité.
• Faire appel à des services administratifs externalisés pour renforcer la capacité de travail de l'équipe interne, le cas échéant.
• Rédiger la correspondance nécessaire (en français et en anglais) et réviser les documents.

Compétences clés, qualifications et expérience :

• Au moins 4 ans d'expérience dans des tâches administratives.
• Au moins un an d'expérience dans un rôle de gestion avec un focus sur l'assistance aux cadres ou l'administration.
• Une solide expérience de la planification d'événements et de la logistique est un atout.
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion de projets.
• Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles.
• Le maintien de la confidentialité et l'exercice d'un haut niveau de discrétion sont essentiels.
• Excellente maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit

Habiletés comportementales :

• QE élevé : vous serez en charge des interactions avec les clients, en partenariat avec les responsables de la recherche et de la vente. Vous devez être polyvalent et ouvert au changement dans un environnement de travail dynamique.
• Sens du détail : ce rôle requiert une personne qui a un grand besoin d'organisation et d'attention aux détails, afin de jongler efficacement avec toutes les situations qui se présentent.
• Aucune tâche n'est trop petite. Humilité et forte éthique de travail pour faire tout ce qu'il faut pour donner la priorité à l'expérience du client.
• Travail d'équipe : vous valorisez la contribution et l'expertise des autres et vous êtes prêt à apprendre des autres. Vous sollicitez les idées et les opinions pour vous aider à prendre des décisions ou à élaborer des plans spécifiques.
• Curieux : vous posez une série de questions pertinente pour trouver la racine d'une situation et aller au-delà de la surface.

Pourquoi nous?

Nous offrons un régime de rémunération concurrentiel qui permet à nos employés de s’épanouir tant sur le plan professionnel que personnel. Notre régime d’avantages sociaux comprend une assurance pour les soins médicaux, dentaires et de la vue, un régime de retraite à cotisations égales, des modalités de travail flexibles, des vacances et des congés payés, le remboursement des frais de scolarité et des ressources d’apprentissage.

BCA Research offre à tous ses employés et aux candidats à un emploi des chances égales d’emploi et interdit toute forme de discrimination et de harcèlement fondée sur la race, la couleur, la religion, l’âge, le genre, l’origine nationale, le handicap, la génétique, le statut de vétéran protégé, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, étatiques ou locales.